Konepajassa kukaan ei osta sorvia hinnan perusteella. Kysytään, kuinka monta vuotta se on tuotannossa, mitä huolto maksaa vuodessa, milloin se pitää uusia ja mitä sillä saadaan aikaan. Toimistossa sama yritys ostaa työpöydät ja tuolit kappalehinnalla, ikään kuin ne olisivat tarvikkeita eivätkä tuotantovälineitä. Ero on outo, koska toimistotyössä työpiste on juuri se kone, jolla työ tehdään: kahdeksan tuntia päivässä, vuodesta toiseen. Verkkosivuillamme on sivu, Kokonaiskustannukset (TCO), joka tekee toimistokalusteille sen, mitä investointilaskelma tekee koneelle. Tämä artikkeli kertoo, miten se toimii ja mitä se ei tee.
Käyttöikä, takuu ja huolto ovat tuotetietoja
Sopimuskalusteita valmistavat tehtaat ilmoittavat tuotteilleen suunnitellun käyttöiän päivittäisessä käytössä, takuun laajuuden ja sen, mitä kunnossapito vaatii. Nämä eivät ole myyntipuhetta vaan tuotetietoja, samalla tavalla kuin kuormitus tai mitat. Ne löytyvät jokaisen tuotteen tuotepassista, jonka voi ladata PDF-muodossa tuotesivulta, ja juuri niitä laskuri käyttää kustannuspuolen perustana. Kun kaksi tuotetta asetetaan rinnakkain, käyttöikä ratkaisee, kuinka monta kertaa sama kaluste ostetaan valitulla jaksolla, ja huolto ratkaisee, mitä sen pitäminen kunnossa maksaa vuosien mittaan. Kumpaakaan ei näy tarjouksessa, koska tarjous kuvaa yhden hankinnan.
Miten laskuri toimii
Valitset kategorian ja valmistajan, sitten vertailutuotteen ja arvioitavan tuotteen. Annat määrän tuotetta kohden, työntekijöiden määrän, toimialan ja aikajänteen vuosina. Siinä kaikki. Tuotetiedot tulevat luettelostamme, eivät sinulta, joten mitään ei tarvitse etsiä hinnastoista eikä kirjoittaa luottamuksellista. Laskuri toimii kuin investointilaskelma: se ei kysy, kumpi on halvempi, vaan kumpi maksaa vähemmän käyttöaikanaan. Jos muutat yhtä kenttää, tulos lasketaan uudelleen. Sivu on tehty käytettäväksi monta kertaa, ei kerran.
Kumpi tuote on vertailutuote
Konepajassa vanha kone on vertailukohta ja uusi kone ehdokas. Toimistossa kannattaa tehdä samoin: vertailutuotteeksi se tarjous, joka olisi voittanut kappalehinnalla, tai kaluste, joka on nyt käytössä ja pitäisi korvata; arvioitavaksi tuotteeksi se, joka jäi hinnan takia toiseksi. Aikajänne kannattaa valita rehellisesti: vuokratiloissa vuokrasopimuksen pituus, omissa tiloissa se aika, jonka kalusteiden on tarkoitus palvella. Sama vertailu kahdella eri aikajänteellä kertoo usein enemmän kuin kaksi eri tuotetta samalla jänteellä, koska juuri aikajänne ratkaisee, kuinka monta kertaa halvempi kaluste ostetaan uudelleen.
Mitä tulos kertoo, rivi riviltä
Ensimmäinen rivi on lisäkustannus koko jaksolta: paljonko arvioitava tuote maksaa enemmän tai vähemmän kuin vertailutuote, kun mukana ovat hankinta, uusimiset ja kunnossapito. Toinen rivi on lisähyöty jaoteltuna: tuottavuus, hyvinvointi, arvostus, sertifioinnit, räätälöinti, poissaolot. Sitten kaksi lukua, jotka tavallisesti ratkaisevat päätöksen: lisähinnan tuotto ja takaisinmaksuaika kuukausina, tai merkintä välitön, jos lisähintaa ei jakson mittaan ole. Alimpana on tuomio: nettoetu tai nettohaitta. Kun lisähinta ei palaudu valitulla jaksolla, laskuri sanoo sen suoraan: ei palaudu aikajänteellä. Yksikään rivi ei perustu piilotettuun kaavaan; jokaisen voi lukea ääneen kokouksessa.
Varma kustannus ja arvioitu hyöty erillään
Konepajan laskelmassa koneen hankintahinta ja huolto ovat faktoja, tuotannon kasvu on ennuste. Sama periaate pätee tässä. Kustannuspuoli nojaa valmistajan ilmoittamiin tietoihin. Hyötypuoli koostuu arvioista, ja laskuri kutsuu niitä arvioiksi ja näyttää lähteen jokaisen vieressä. Sivun yläreunan kolme lukua ovat maltillinen arvio tuottavuudesta huolella suunnitellussa työympäristössä suhteutettuna Eurostatin työvoimakustannuksiin; arvio ergonomisten työpisteiden vaikutuksesta poissaoloihin suhteutettuna Työterveyslaitoksen tietoon, jonka mukaan 27 prosenttia pitkistä sairauspoissaoloista alkaa tuki- ja liikuntaelinsairauden vuoksi; ja laaja kansainvälinen työpaikkatutkimus siitä, miten hyvä toimisto vaikuttaa työntekijöiden suhteeseen työnantajaan. Voit käyttää niitä, puolittaa ne tai jättää huomiotta. Sivu ei koskaan laske niitä yhteen kustannuksen kanssa, joten voit päättää pelkän varman kustannuksen perusteella, jos niin haluat.
Milloin kone ei kannata
Investointilaskelma voi näyttää, ettei uusi kone kannata: lyhyt tuotantoaika, pieni sarja, kallis laite. Sama koskee kalusteita. Lyhyt aikajänne, muutama työpiste ja tuote, jonka etu on lähinnä ulkonäössä, voivat tuottaa nettohaitan, ja se on oikea vastaus. Johtoryhmän neuvottelupöytää ei osteta takaisinmaksuajan takia, eikä laskuri väitä niin. Sen tehtävä on kapeampi: näyttää, missä kappalehinta johtaa harhaan ja missä ei. Juuri siksi se on sivustollamme kaikkien käytössä eikä myyjän salkussa.
Tarjouspyyntöön ja projektiin
Yritykselle, joka pyytää tarjouksia usealta toimittajalta, käyttöikä, takuu ja huolto kannattaa kirjata tarjouspyyntöön tuotekohtaisina tietoina, valmistajan dokumentoimina. Silloin jokainen tarjous voidaan ajaa laskurin läpi samalla aikajänteellä, ja tulokset ovat vertailukelpoisia toimittajien välillä, eivät vain tuotteiden. Arkkitehdille ja sisustussuunnittelijalle, joka määrittelee suomalaiseen toimistoon Italiassa valmistettuja kalusteita, laskuri antaa luvun, jolla määrittely kestää säästöpaineen: vaihtoehdon pitää osoittaa kannattavuutensa jakson yli, ei laskulla. Konetta ei osteta hinnalla vaan käyttötunneilla, ja sama pätee työpisteeseen: kun tarjouspyynnössä lukee käyttöikä, takuu ja huolto, jokainen tarjous on jo valmiiksi laskettavissa, myös meidän.
Nopeat vastaukset
Mistä laskuri saa tuotetiedot? Luettelostamme: valmistajan ilmoittama käyttöikä, takuu ja kunnossapito ovat samat tiedot kuin tuotepassissa, jonka voi ladata PDF-muodossa jokaiselta tuotesivulta. Sinä annat vain määrän, työntekijöiden määrän, toimialan ja aikajänteen vuosina. Hinnastoja ei tarvitse etsiä, eikä luottamuksellista tietoa tarvitse kirjoittaa.
Lasketaanko hyödyt yhteen kustannusten kanssa? Ei. Lisäkustannus koko jaksolta on ensimmäinen tulos ja seisoo omillaan. Hyödyt näkyvät erillisessä paneelissa arvioina, joilla on ilmoitettu lähde. Kahta puolta ei koskaan yhdistetä yhdeksi luvuksi, joten päätöksen voi tehdä pelkän varman kustannuksen perusteella.
Mitä tarkoittaa, että takaisinmaksu on välitön? Sitä, että valitulla aikajänteellä arvioitava tuote ei maksa vertailutuotetta enempää, kun uusimiset ja kunnossapito lasketaan mukaan, joten lisähintaa ei ole palautettavana. Jos lisähinta on olemassa mutta ei palaudu jakson aikana, sivu ilmoittaa sen erikseen.
Voiko tulos puoltaa halvempaa tuotetta? Voi, ja niin käy. Lyhyellä aikajänteellä, muutamalla työpisteellä tai lähinnä esteettisillä eduilla tuomio voi olla kalliimman vaihtoehdon nettohaitta. Laskuri on tehty tekemään kahdesta vaihtoehdosta vertailukelpoiset, ei perustelemaan kalliimpaa.