Jaetuissa työtiloissa yleisimpiä työympäristöongelmia ovat Työterveyslaitoksen mukaan työrauhan ja melun ongelmat. Syyn laitos kertoo yhdellä virkkeellä: ”Syynä ei yleensä ole melutaso, vaan puheäänet, jotka selvästi erottuessaan häiritsevät ihmisen keskittymistoimintoja.”
Lokakuun 27. päivänä Kölnissä avautuu ORGATEC, työ- ja contract-ympäristöjen messut, ja sen tämänvuotinen tunnuslause kuuluu ”From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world”. Järjestäjän mukaan teema keskittyy inhimilliseen ulottuvuuteen: siihen, miten ihmiset asettuvat suhteisiin toisiinsa työympäristöissä ja miten he selviävät jatkuvasta muutoksesta. Messut kestävät 30. lokakuuta asti, ja olen menossa sinne katsomaan. Mukaani otan Työterveyslaitoksen havainnon ja sen vastalääkkeen, tilojen jakamisen hiljaisuuden ja vuorovaikutuksen mukaan. Monitilatoimistossa puhe ja hiljaisuus saavat paikkansa suunnitelmassa, ja siksi sanoisin näin: huone on jo suhde. Se, missä puhutaan, missä ollaan hiljaa ja kuinka kaukana ihmiset istuvat toisistaan, ohjaa toimiston keskusteluja siitä hetkestä, kun kalusteille valitaan paikat.
Monitilatoimisto jaetaan puheen mukaan
Työterveyslaitoksen mukaan monitilatoimisto määritellään yleensä kahden piirteen kautta. Suomen kielen termi kuvaa niistä ensimmäistä: toimistossa on tiloja monenlaisiin tarkoituksiin, kuten erilaisiin vuorovaikutustilanteisiin sopivia tiloja, avotilaa, hiljaisen työn vyöhykkeitä tai huoneita keskittymistä vaativaan työhön sekä vetäytymistiloja esimerkiksi puheluja ja etäpalavereja varten. Toinen piirre on toimintaperusteinen käyttö, jossa nimettyjä työpisteitä ei ole ja paikka valitaan sen mukaan, mitä kulloinkin ollaan tekemässä. Laitos erottaa monitilatoimiston myös avotoimistosta: monitilatoimistossa pyritään erottamaan hiljaiset ja ääntä tuottavat toiminnot, ja yksilö voi halutessaan vaihtaa työtilaa. Työrauhaongelmia ehkäisee sen mukaan se, että tilat jaetaan vyöhykkeisiin hiljaisuuden ja vuorovaikutuksen tason mukaan.
Kalustajan silmin määritelmästä näkee enemmänkin. Kun vyöhykkeet nimetään sen mukaan, kuinka paljon niissä puhutaan, jokaiseen tulee kalusteet, joista näkee, kuinka lähellä ihmisten on tarkoitus istua ja millaista keskustelua heiltä odotetaan. Kalusteet ja väliseinät sijoittavat puheen paikalleen ennen muuttopäivää.
Laitos muistuttaa lisäksi, että toimistotyypin nimitystä tärkeämpää on se, kuinka hyvin yksittäinen toimisto on toteutettu, miten se sopii organisaatioon ja kuinka sitä osataan hyödyntää.
Sommerin kirjasto ja ruokala luettuina vyöhykkeinä
Robert Sommer julkaisi vuonna 1965 Sociometry-lehdessä tutkimuksen Further Studies of Small Group Ecology. Minulle sen tiivistelmän ensimmäinen havainto kuulostaa suomalaisen monitilatoimiston suunnitelmalta. Kirjastossa, jossa vuorovaikutusta ei toivottu, Sommerin havainnoimat opiskelijaparit valitsivat paikat kaukana toisistaan; ruokalassa, jossa siihen kannustettiin, parit valitsivat paikat vastakkain.
Lisäksi Sommer selvitti paperilla täytettävillä lomakkeilla, millaisessa asetelmassa erilaiset ryhmät mieluiten istuvat. Tiivistelmän mukaan rennosti keskustelevat ryhmät suosivat yleisesti kulmapaikkoja, yhteistyötä tekevät vierekkäistä istumista, rinnakkain kukin omaa tehtäväänsä tekevät etäisiä paikkoja ja kilpailevat ryhmät paikkoja toisiaan vastapäätä. Tutkimus käsittelee myös katsekontaktin osuutta siinä, miten pienryhmät asettuvat.
Kun valitaan kokouspöydät, tästä seuraa kysymys pöydän muodosta: kuka joutuu istumaan kenen vastapäätä, kun tavoitteena on yhteinen ratkaisu? Sommerin aineisto kuvaa mieltymyksiä ja paikkavalintoja, ei kokousten lopputuloksia.
Vyöhykkeiden väli mitataan myös metreissä
Kun hiljainen työ ja puhe erotetaan toisistaan, niiden välille syntyy matka. Viikoittaisen yhteydenpidon todennäköisyys pienenee sitä mukaa kuin kaksi ihmistä työskentelee kauempana toisistaan: tämän esitti Thomas J. Allen, joka tutki teknisen tiedon kulkua tutkimus- ja kehitysorganisaatioissa ja kokosi työnsä kirjaan Managing the Flow of Technology, jonka MIT Press julkaisi vuonna 1977. Että todennäköisyys laskee etäisyyden kasvaessa, ei Allenin mukaan luultavasti yllätä ketään. Yllättävää on hänen sanojensa mukaan se, kuinka nopeasti se todellisuudessa laskee. Vuonna 2007 ilmestyneessä kirjassa The Organization and Architecture of Innovation, jonka Allen kirjoitti yhdessä Günter Hennin kanssa, esitetään jälleen kaavio, jossa yhteydenpidon todennäköisyys pienenee etäisyyden mukana.
Luen Allenia monitilatoimiston näkökulmasta. Jos keskittymistä vaativa huone on kaukana paikasta, jossa tiimi sopii asioistaan, sen käyttäjät ovat kaukana myös niistä, joiden kanssa heidän pitäisi puhua viikoittain. Siksi coworking-kalusteet ja muut kohtaamispaikan kalusteet kannattaa sijoittaa niin, että sinne on lyhyt matka sekä hiljaiselta vyöhykkeeltä että työpisteiltä.
Omassa huoneessa pöydän syvyys vaikuttaa sävyyn
Kaikki eivät työskentele monitilatoimistossa. Työterveyslaitoksen kuvaamassa huonetoimistossa työtiloina on tyypillisesti omia tai muutaman henkilön yhteisiä työhuoneita, ja toimistotyöt hoidetaan kokouksia lukuun ottamatta pääosin omassa työpisteessä.
Edward T. Hall kirjoitti vuonna 1966 teoksessa The Hidden Dimension, että tavallisen kokoisenkin kirjoituspöydän ääressä vieraan tuoli on kahdeksan tai yhdeksän jalan eli noin 2,4–2,7 metrin päässä siitä, joka istuu pöydän takana. Tärkeiden ihmisten pöydät ovat hänen mukaansa niin suuria, että vieras jää sosiaalisen etäisyyden kaukaiseen vaiheeseen. Hallin mukaan tuo vaihe ulottuu seitsemästä kahteentoista jalkaan, noin 2,1–3,7 metriin, ja sillä etäisyydellä käyty keskustelu, olipa se liikeasia tai vapaamuotoisempi, on muodollisempaa kuin lähivaiheessa. Monitilatoimistossa tilaa voi halutessaan vaihtaa. Omassa huoneessa etäisyys valitaan pitkälti jo pöytää hankittaessa: sen syvyys ja sen eteen jäävä lattia vaikuttavat siihen, kuinka kaukana vieras istuu.
Siitä, mitä johtajan työpöytä Italiasta kertoo huoneen asukkaasta, kirjoitin 12. lokakuuta. Tällä kertaa katson pöydän toista puolta: tuolia, jolle vieras istuu.
Viisi sanaa, joilla pohjapiirros luetaan
Vuorovaikutuksen vyöhyke. Monitilatoimiston alue puheelle. Työterveyslaitoksen mukaan tilojen jakaminen vyöhykkeisiin hiljaisuuden ja vuorovaikutuksen tason mukaan ehkäisee työrauhaongelmia.
Puheääni. Selvästi erottuvat puheäänet häiritsevät keskittymistä; Työterveyslaitos nimeää ne jaettujen työtilojen työrauhaongelmien tavalliseksi syyksi.
Kaukainen sosiaalinen etäisyys. Hallin mukaan 7–12 jalkaa eli noin 2,1–3,7 metriä; tällä etäisyydellä keskustelu on muodollisempaa (Hall, 1966).
Kulmapaikka. Paikka, jota rennosti keskustelevat ryhmät yleisesti suosivat Robert Sommerin lomakkeilla keräämissä mieltymyksissä (Sommer, 1965).
Viikoittaisen yhteydenpidon todennäköisyys. Pienenee etäisyyden kasvaessa, ja sen laskun nopeutta Allen itse pitää yllättävänä (Allen, 1977).
Kölnissä katson, missä on tarkoitus puhua
ORGATECin sisällä järjestettävän Work Culture Festivalin teemoista yksi on ”Empowered Experience”, jonka järjestäjä kuvaa sanoin ”New working environments that boost motivation and satisfaction”. Työterveyslaitoksen yleiskuva tutkimuksista asettuu sen rinnalle: monitilatoimistojen työolosuhteet koetaan avotoimistoja ja jaettuja työhuoneita paremmiksi, ja syyksi laitos mainitsee muun muassa sen, että monitilatoimistossa työntekijä pystyy paremmin hallitsemaan työolosuhteitaan hyödyntämällä erilaisia tiloja. Samalla se toteaa, että yksittäisten monitilatoimistojen välillä on huomattavaa vaihtelua siinä, kuinka tyytyväisiä niihin ollaan.
Kun messut avautuvat, kuljen niillä yhden kysymyksen kanssa: missä tässä tilassa on tarkoitus puhua ja missä olla hiljaa, ja kuinka pitkä matka niiden välillä on? Saman kysymyksen voi esittää omalle toimistolleen ennen seuraavaa kalustehankintaa. Jos vastaus on hyvä, hyöty tuntuu arjessa: keskittyvä työ on suojassa niiltä puheääniltä, jotka Työterveyslaitos nimeää työrauhaongelmien tavalliseksi syyksi, ja oman huoneen vieras istuu sillä etäisyydellä, jonka huoneen käyttäjä on valinnut keskustelulle, jota hän haluaa käydä.
Toimistossa jokaisella keskustelulla on osoite, ja sen merkitsee pohjapiirrokseen se, joka valitsee kalusteet.
Nopeat vastaukset
Milloin ja missä ORGATEC 2026 järjestetään? Kölnissä 27.–30.10.2026. Järjestäjän valitsema tunnuslause on ”From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world”.
Mikä ero on monitilatoimistolla ja avotoimistolla? Työterveyslaitoksen mukaan monitilatoimistossa pyritään erottamaan hiljaiset ja ääntä tuottavat toiminnot, ja yksilö voi halutessaan vaihtaa työtilaa. Avotoimistossa työpisteet ovat nimettyjä ja sijaitsevat yhteisessä avonaisessa tilassa, ja toimistotyöt hoidetaan pääosin omassa työpisteessä.
Miten ihmiset haluavat istua pöydän ääressä? Robert Sommerin vuonna 1965 Sociometry-lehdessä julkaisemassa tutkimuksessa lomakkeilla kerättyjen mieltymysten mukaan yhteistyötä tekevät ryhmät suosivat vierekkäisiä paikkoja, rennosti keskustelevat kulmapaikkoja ja kilpailevat paikkoja vastapäätä.
Kuinka kaukana vieras istuu kirjoituspöydän edessä? Edward T. Hallin mukaan (The Hidden Dimension, 1966) tavallisen kokoisenkin pöydän ääressä vieraan tuoli on kahdeksan tai yhdeksän jalan, noin 2,4–2,7 metrin, päässä siitä, joka istuu pöydän takana.
Vaikuttaako työpisteiden välinen etäisyys yhteydenpitoon? Thomas J. Allenin tutkimissa tutkimus- ja kehitysorganisaatioissa (Managing the Flow of Technology, 1977) viikoittaisen yhteydenpidon todennäköisyys pienenee etäisyyden kasvaessa, ja laskun nopeutta Allen itse pitää yllättävänä.